PROZESSOPTIMIERUNG

  • Verwaltungsprozesse
  • Produktionsprozesse
  • Lean-Management: Wertstrom, 5S, SMED, Kanban, Kaizen

Das Ziel der Prozessoptimierung ist es, die Verschwendung in den Abläufen zu reduzieren, Geschwindigkeit zu erhöhen und den Erfolg an Hand von geeigneten Kennzahlen für Effizienz und Kosten messen zu können. Mit einer detaillierteren Bestandsaufnahme, oft in Form von Mitarbeiterworkshops, lassen sich die Potenziale in einzelnen Prozessen in der Verwaltung, Logistik und den produzierenden Bereichen ermitteln. Wir können einen Arbeitsbereich oder konkret einen Prozess untersuchen, abhängig davon, was vielleicht im Vorfeld schon als Problem erkannt wurde. Die Ideen der Mitarbeiter werden in diese Arbeit einbezogen. Mit einem gemeinsam erarbeiteten Handlungsplan geht es dann in die Umsetzung zur Prozessoptimierung. Hier können z.B. auch Lean-Methoden zur Anwendung kommen.

Die Nutzung der verfügbaren IT-Werkzeuge führte z.B. in einem Unternehmen dazu, dass manuelle Wiederholtätigkeiten automatisiert werden konnten: Das manuelle Faxen der Bestellungen an die Lieferanten wurde durch automatische mail mit erzeugtem PDF ersetzt. 1.300 Gänge zum Faxgerät konnten so pro Monat vermieden werden. Die intensivere Nutzung der bestehenden IT-Systeme im Unternehmen, bietet oft noch reichlich Potenzial Prozesse zu verbessern.

Noch einfacher war es, in einem anderen Unternehmen den Aufwand bei der Angebotserstellung zu reduzieren: Die kundenbezogene Gegenüberstellung von erhaltenen Aufträgen zu erstellten Angeboten ergab, dass der Spitzenreiter in 3 Jahren von 1000 Angeboten in der Angebotsliste, keinen Auftrag erteilte! Diesem und anderen „Preisanfragern“ wurden fortan keine Angebote mehr erstellt und die gewonnene Zeit in Akquise gesteckt. Eine einfache Lösung, die zu mehr Umsatz mit bestehenden oder neuen Kunden führte.

In der Produktion ist die Ausschussreduzierung ein konkretes Beispiel für Prozessoptimierung: In einem produzierenden Unternehmen wurde nach der Analyse der Ausschusszahlen gemeinsam mit den Mitarbeitern eines Maschinenbereiches einfache Maßnahmen zur Fehlervermeidung umgesetzt. Die Umsetzung der Maßnahmen brachte in 4 Monaten eine Reduzierung um 40%, doppelt so viel, wie vorher geschätzt wurde. Wichtige Grundlagen für den Erfolg waren eine gute Datenbasis und eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Auch für die Prozessoptimierung spielen geeignete Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Sie zeigen an, ob sich alles wie geplant entwickelt oder Handlungsbedarf besteht. Heute ist die Prozessoptimierung auch ein wichtiger Schlüssel dafür, den Einsatz der Ressourcen Zeit, Material und Energie zu optimieren.

Beispiel Möbelindustrie

Branche / Mitarbeiter: Polstermöbel (Osteuropa) / 500
Unsere Leistung: Einführung von Fertigungskennzahlen / Prozessoptimierung
Zielstellung / Dauer: Taktzeitreduzierung, Verbesserung der Produktivität und Qualität / 10 Monate

Ausgangssituation:

  • Sinkende Produktivität
  • Steigende Reklamationen

Aufgabenbeschreibung:

  • Aufbau von Fertigungskennzahlen mit permanentem Soll-Ist-Abgleich
  • Ausrichtung der Fertigungslinien am Kundentakt (Wertstrom)
  • Reduzierung des Planungshorizonts
  • Glättung der einzelnen Arbeitsplätze zueinander
  • Reduzierung der Puffer innerhalb der Produktion
  • Mitarbeiterschulungen (Taktung, Qualität, 5S)

Ergebnis:

  • Steigerung der Produktivität insgesamt um 14%, an einzelnen Linien um 83%
  • Reduzierung der Reklamationen um 21%

Beispiel Bauelemente

Branche / Mitarbeiter: Bauelemente Holz / 400
Unsere Leistung: Prozessoptimierung
Zielstellung / Dauer: Reduzierung der Qualitätskosten (Ausschuss) / 12 Monate (Kunde seit 1997)

Ausgangssituation:

  • Hohe Ausschussquote
  • Fehlende Fehleranalyse

Aufgabenbeschreibung:

  • Aufbau einer Fehleranalyse nach Verursachern in einer modifizierten ERP-Anwendung
  • Information der Mitarbeiter eines Pilotbereiches in der Produktion mit 25 Mitarbeitern
  • Bildung einer Projektgruppe, mit der die Ursachen analysiert und geeignete Maßnahmen festgelegt wurden
  • Umsetzung der Maßnahmen im Pilotbereich.
  • Übertragung der Vorgehensweise auf alle übrigen Produktionsbereiche (ca. 85.000 qm)
  • Projektleitung

Ergebnisse:

  • Ausschussreduzierung im Pilotbereich von 40% in 4 Monaten
  • Amortisationszeit: < 1 Jahr, während der Projektzeit
  • Ausweitung der Methode auf alle Produktionsbereiche
  • Kostenreduzierung pro Jahr im 6-stelligen Bereich
  • Schonung der Ressourcen Material, Energie und Zeit

Beispiel Investitionsgüterhandel

Branche / Mitarbeiter: Investitionsgüterhandel / 1000
Unsere Leistung: Zielorientierung / Prozessoptimierung
Zielstellung / Dauer: Optimierung der Prozesse im Vertriebsinnendienst und des Produktmanagements / 18 Monate

Ausgangssituation:

  • Umständliche, intransparente, nicht abgestimmte Prozesse
  • Fehlende Kennzahlen zur Steuerung und Kontrolle

Aufgabenbeschreibung:

  • Bestandsaufnahme der Prozesse mit den Mitarbeitern
  • Erarbeitung und Umsetzung des Handlungsplans
  • Festlegung und Ermittlung von geeigneten Kennzahlen, z.B. Quote der Preisaktualität
  • Schaffung neuer Führungspositionen

Ergebnis:

  • Beschleunigung der Prozesse
  • Höhere Sicherheit und Produktivität in den Prozessen
  • Bessere Verkaufsunterstützung

Beispiel Bauelemente

Branche / Mitarbeiter: Bauelemente Stahl / 45
Unsere Leistung: Prozessoptimierung
Zielstellung / Dauer: Optimierung der Prozesse in Produktion und Verwaltung / 12 Monate

Ausgangssituation:

  • Verschwendung zwischen den einzelnen Arbeitsschritten in der Produktion
  • Fehlende Kennzahlen zur Steuerung und Kontrolle

Aufgabenbeschreibung:

  • Bestandsaufnahme an Hand eines Wertstroms
  • Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen mit den Mitarbeitern
  • Aufbau und Ermittlung von Kennzahlen, wie Ausschuss und Termineinhaltung
  • Optimierung an Hand von Taktzeitglättung

Ergebnis:

  • Verbesserungen der Termintreue
  • Steigerung der Produktivität und Qualität